Przygotowania do zebrania wiejskiego

Zebranie wiejskie jest spotkaniem mieszkańców wsi, podczas którego podejmowane są uchwały w sprawach ważnych dla sołectwa. Jedną z nich jest przygotowanie wniosku do funduszu sołeckiego.

Organizując zebranie trzeba przestrzegać zarówno przepisów prawa, jak też doprowadzić do tego, aby wzięło w nim udział możliwie wielu mieszkańców oraz aby to właśnie oni podjęli decyzję o wniosku do funduszu sołeckiego.

I. Czego wymaga prawo?

Statut sołectwa reguluje jak ma wyglądać zawiadomienie o zebraniu wiejskim, kto jest odpowiedzialny za jego zwołanie i informowanie o nim, w jakim terminie ma być podana informacja, kto jest uprawniony do głosowania, ile osób stanowi kworum, jak mają przebiegać obrady oraz co musi zawierać protokół z obrad.

Zebranie w sprawie wniosku do funduszu sołeckiego musi spełniać wszystkie te wymogi, które dotyczą pozostałych spotkań, przy czym dodatkowym ważnym elementem jest przedyskutowanie wszystkich propozycji mieszkańców, przygotowanie ich budżetów, wybranie takich, które mają być uwzględnione we wniosku do funduszu sołeckiego i przygotowanie ich uzasadnień. Mówi o tym artykuł 4 ustęp 3 ustawy o funduszu sołeckim.

Ustawa mówi także, że wniosek do funduszu sołeckiego musi zostać złożony przed 30 września każdego roku, aby móc być uwzględnionym w projekcie budżetu gminy. W razie odrzucenia wniosku przez wójta lub burmistrza, na co przeznaczono 7 dni, sołtys ma również 7 dni na reakcję i przekazanie sprawy do rady gminy. Bezpiecznie jest zatem zwołać zebranie wiejskie do połowy września, aby po ewentualnym odrzuceniu wniosku jeszcze raz wspólnie z mieszkańcami uchwalić go po poprawkach. Drugim wyjściem, gdy wniosek został niesłusznie odrzucony jest jego potrzymanie – bez konieczności organizowania dodatkowego zebrania.

II. Szkody wyrządzane przez źle zorganizowane spotkania

Dobre zebranie wiejskie nie tylko spełnia wymogi prawne ale również daje wszystkim mieszkańcom realną możliwość podjęcia decyzji – a to wymaga możliwie szerokiego i licznego ich uczestnictwa, zabierania przez nich głosu i zakończenia spotkania konkretnymi rezultatami.

Jeśli nie udaje się wypracować żadnych rozwiązań, kolejne tego typu spotkania są negatywnie postrzegane i w efekcie coraz mniej osób w nich uczestniczy. Co gorsze, osoby które straciły zaangażowanie są coraz mniej skłonne wkładać wysiłek we wspólne sprawy.

III. Jak wyjść z błędnego koła?

Można wyróżnić trzy elementy dotyczące organizacji zebrania, które pomagają walczyć z opisanymi problemami. Są nimi: dobre poinformowanie wszystkich mieszkańców, dobre zorganizowanie samego zebrania oraz budowanie zaufania na przyszłość.

III. 1 Informowanie o zebraniu

Fundusz sołecki jest doskonałym sposobem pokazywania ludziom skutków ich decyzji. Warto zatem by jak największa liczba  mieszkańców uczestniczyła w zebraniach. W tym celu należy przygotować nie tylko odpowiednią informację, ale też dotrzeć z nią do odbiorców. Główne kwestie jakie powinno zawierać zawiadomienie o spotkaniu określa statut sołectwa. Są to zazwyczaj miejsce i termin obrad zebrania wiejskiego. Statut określa też w jakim terminie zawiadomienie powinno dotrzeć do publicznej wiadomości. Nie ma jednak przeszkód do podawania większej ilości informacji istotnych dla mieszkańców.

Dobry przykład może stanowić inicjatywa podjęta przez sołtyski i sołtysów w gminie Pyrzyce. Przygotowane przez nich zawiadomienia o spotkaniach zawierały informacje o kwocie potencjalnego dofinansowania z funduszu sołeckiego oraz informację dlaczego warto przyjść i zachętę do zgłaszania własnych pomysłów na wykorzystanie funduszu.

Dużym wyzwaniem jest dotarcie z informacją do wszystkich mieszkańców. Zwyczajowo informuje się przez wywieszenie ogłoszeń i przez tzw. kurendę – pisemną informację podawaną od domu do domu. Warto jednak zastanowić się nad osobistym odwiedzeniem każdego domu przez sołtyskę czy sołtysa – wtedy każdy mieszkaniec poczuje się zaproszony. Można też do tego działania zaangażować młodzież. Ogłoszenia można powiesić w miejscach, w których przebywają mieszkańcy – na przystanku autobusowym, w sklepie, przy kościele.

III. 2 Zorganizowanie zebrania

W przypadku funduszu sołeckiego warto pomyśleć o dwóch spotkaniach. Dzięki temu wybór wniosku będzie faktycznie należał do mieszkańców, a podział na etapy ułatwi podjęcie decyzji.

Takie działanie przyniosło pozytywne efekty we wspomnianej gminie Pyrzyce. W tamtejszych sołectwach zorganizowano dwa spotkania – pierwsze nie miało formy prawnej zebrania wiejskiego. Było jednak bardzo ważne dla wspólnego wybrania projektów i dołożono wszelkich starań aby dowiedzieli się o nim wszyscy zainteresowani. Służyło ono zebraniu pomysłów mieszkańców na wydatkowanie środków z funduszu soleckiego. Następnie podzielono między siebie zadanie przygotowania kosztorysów. Decyzję o wyborze wniosków i ich uzasadnieniu podejmowano dopiero podczas drugiego – spełniającego wszelkie wymogi prawa – zebrania wiejskiego.

III. 3 Budowanie zaufania na przyszłość

Po każdym spotkaniu dobrze jest publicznie poinformować wszystkich mieszkańców o tym, co się na nim działo.

Informacja o tym, co się wydarzyło może zachęcić nieobecnych do zaangażowania w przyszłości. Natomiast dla osób, które były obecne na zebraniu, przedstawienie informacji podsumowującej, stanowić będzie sygnał, że warto przychodzić, ponieważ organizatorzy biorą odpowiedzialność za swoje słowa.

IV. Systematyczna praca kluczem do sukcesu

Warto pamiętać o tym, że im częściej osoby uczestniczą w dobrze prowadzonych zebraniach, tym każde kolejne staje się łatwiejsze do przeprowadzenia. Wielu rzeczy nie trzeba powtarzać, mieszkańcy od początku akceptują zasady prowadzenia dyskusji, gdyż mają zaufanie, że zostaną wysłuchani (oczywiście o ile umożliwiono im to podczas wcześniejszych spotkań). W przypadku funduszu sołeckiego regularne i liczne zebrania wiejskie uczą planować co dla wsi jest ważne. Uczestnicy wiedzą już jak wyglądało późniejsze wydatkowanie środków i są gotowi zaczekać z realizacją swoich potrzeb, widząc że nie wszystkie pomysły da się zrealizować w jednym roku.

Katarzyna Batko-Tołuć
Stowarzyszenie Liderów Lokalnych Grup Obywatelskich

powyższy tekst ukazał się również w sierpniowym numerze Gazety Sołeckiej